Algo que é senso comum, quanto a relevância de emissão das notas eletrônicas no Brasil, é o fato de que este documento fiscal serve como garantia de uma transação de compra e venda. Tanto de serviços como de mercadorias.
Contudo, além da função de comprovante, no Brasil a Nota Fiscal permite que o governo possua mais controle sobre as transações de compra e venda, cruzando com precisão o que empresas e pessoas físicas compram ou vendem.
Claro que este é o contexto mais moderno e atual da nota fiscal eletrônica no Brasil. Mas, se olharmos um pouco para o passado, entendemos que a nota fiscal e seu processo de emissão passou por inúmeras modificações ao longo dos anos. Passando pela emissão em talão – em mais de 5 vias e preenchidas à mão -, emissão em máquinas eletrônicas e impressoras matriciais de formulários e, mais recentemente, a emissão por meio (exclusivamente) eletrônico. Este formato é hoje uma ferramenta essencial do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instrumento do Estado Brasileiro que busca promover a integração e padronização dos fiscos, uniformização das obrigações acessórias e identificação de ilícitos tributários.
Hoje falaremos um pouco sobre funcionamento das notas eletrônicas no Brasil, tipos, obrigatoriedades e possíveis paralelos e diferenças com o modelo internacional de invoices.
Confira!
Notas fiscais eletrônicas no Brasil, sua importância e benefícios
A nota fiscal eletrônica, por sua natureza, é um documento de existência exclusivamente digital, emitido, autenticado pelo governo em tempo real e com custódia também digital. Há uma representação física das notas fiscais, DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), impresso conforme normas técnicas estabelecidas pelo Fisco.
No Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica possui, como vimos, a responsabilidade de garantir a formalização das operações de compra e venda, além de impedir a sonegação de impostos e garantir o corrento pagamento de impostos.
Hoje, no formato eletrônico, a nota também proporciona a diminuição do consumo de papel, além de permitir a integração com sistemas de gestão (ERPs) e emissão de inúmeros relatórios e reports.
Compondo o SPED, a nota eletrônica os seguintes tipos de documentos:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico – nota para operações de transporte intermunicipais)
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica – nota fiscal utilizada no varejo)
- CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico – nota fiscal utilizada no varejo)
- Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
- Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
Os principais benefícios da Nota fiscal eletrônica hoje, no Brasil, são:
- Possibilidade de integração com plataformas de gestão financeira, vendas e ecommerce;
- Garantia de autenticidade das notas fiscais;
- Padronização da emissão dos documentos;
- Redução de despesas administrativas;
- Ganho em escala com automação;
- Ganho em eficiência e performance.
A emissão de notas fiscais eletrônicas no Brasil e diferença em relação às invoices?
A emissão de notas eletrônicas no Brasil ocorre conforme a natureza da empresa. Ou seja, a partir da definição da categoria de venda das empresas, que ocorre através do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). A partir daí, são estabelecidos alguns detalhes como alíquotas de imposto e categoria de produtos que podem ou não serem vendidos pela organização.
Diferentemente do conceito de invoice, que implica, essencialmente na emissão de um arquivo com ferramentas como edição de texto, informando poucas informações como: nome da empresa vendedora, data e valor da venda. Além disso, é preciso compreender o propósito da invoice. Há dois conceitos de invoice:
- Invoice para vendedores: é a fatura de vendas e vai para contas a pagar.
- Invoice para compradores: é fatura de compra e vai para contas a receber.
Com estes detalhes, é possível confeccionar uma invoice.
Já, para a nota eletrônica, além de atender exigências como layout técnico, são necessárias a apresentação de CNPJs de emitentes corretos, além de uma assinatura eletrônica com certificado digital.
Representação legal, Certificado Digital e o Faturamento
Entre outros requisitos para o faturamento, o certificado digital é um dos principais. E, no Brasil, para haver a sua emissão e autenticação, é mandatório que o titular da pessoa jurídica esteja presente para assinatura de documentos. Na sua ausência, que ocorre, comumente, para empresas estrangeiras com operação no Brasil, o representante legal será o indicado e responsável pela outorga e emissão do arquivo.
Neste contexto, ter um parceiro para realizar a representação legal da empresa no Brasil traz ampla agilidade para o início de operação com correto faturamento e cumprimento de exigências legais.
Conclusão
A estrutura de faturamento e notas fiscais eletrônicas do Brasil é profundamente complexa e possuem requisitos que, se não atendidos, podem ocasionar a impossibilidade de faturamento. Portanto, compreender o funcionamento da estrutura de faturamento brasileira e saber quais momentos e informações são mandatórias é o caminho para conformidade legal com o Fisco.